Quản lý tòa nhà căn hộ: quy trình cho chủ nhà

ĐIỂM CẦN NHỚ

Chuẩn hóa hồ sơ phòng, lịch thu tiền, bảo trì và báo cáo theo một đầu mối chịu trách nhiệm.

Quản lý tòa nhà căn hộ cần dữ liệu thống nhất và người chịu trách nhiệm cho từng việc. Khi thông tin nằm rải rác trong tin nhắn, sổ tay và bảng tính, chủ nhà khó đối chiếu phòng trống, tiền đã nhận và công việc còn tồn. Có thể bắt đầu bằng một quy trình đơn giản dưới đây.

Tạo hồ sơ phòng và hồ sơ khách tách biệt

Hồ sơ phòng ghi mã, tầng, diện tích, thiết bị và trạng thái sử dụng. Hồ sơ thuê ghi thời hạn, mức thuê, ngày thanh toán, tiền cọc và tài liệu bàn giao. Khi thay khách, cập nhật đợt thuê mới và giữ lịch sử cần thiết để đối chiếu. Chỉ giao thông tin khách cho người có nhiệm vụ xử lý công việc liên quan.

Một lịch thu tiền và quy tắc đối chiếu

Xác định ngày đến hạn, người theo dõi, cách xác nhận đã nhận tiền và cách xử lý khoản còn thiếu. Mỗi khoản thu có kỳ thanh toán, phòng và chứng từ. Tiền cọc, tiền thuê trả trước và khoản thu hộ cần phân biệt để tránh báo cáo doanh thu cao hơn thực tế. Chốt số liệu theo cùng một thời điểm giữa người thu và chủ nhà.

Bảo trì có mức ưu tiên và hạn xử lý

Mỗi yêu cầu ghi thời gian tiếp nhận, phòng, mô tả, hình ảnh và người phụ trách. Sự cố ảnh hưởng an toàn hoặc nhiều phòng cần được chuyển ngay đến người có chuyên môn phù hợp. Với sửa chữa thông thường, xác nhận báo giá, trách nhiệm thanh toán và kết quả nghiệm thu. Duy trì lịch kiểm tra thiết bị theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Báo cáo ngắn nhưng kiểm tra được

Báo cáo định kỳ gồm số phòng có thể khai thác, phòng có khách, phòng đang sửa, tiền đã thu, khoản còn phải thu, chi phí và việc cần quyết định. Các con số phải có ngày chốt và nguồn đối chiếu. Không xem số phòng đã ký hợp đồng là số phòng đã thanh toán đầy đủ.

Kết nối chủ nhà với 3K House

Truy cập app.3khouse.com – Quản lý phòng cho thuê. Trang ứng dụng cho phép nhập số điện thoại để nhận mã đăng nhập qua Zalo; phạm vi sử dụng và thiết lập tài khoản cần được kiểm tra khi truy cập. Chủ nhà cần trao đổi về quản lý, cho thuê hoặc khai thác có thể gọi 0912 748 879.

Xem thêm tòa nhà cho thuê và chuyên mục Đầu tư của 3K House.